瞭望东方周刊刘佳璇 杨卓琦2019-01-24

  2018年11月,6名来自标准化、植物学、轨道交通、信息、电子通讯等领域的专业学者和行业精英,成为第十二批“上海会议大使”。自2006年实施“会议大使”计划开始,上海已经累计聘请“会议大使”116位。

  “会议大使”,是为城市招揽会议的专业人士,他们或是某个科技领域的专家,或是在某个行业有着突出影响力的人物。他们能够利用自己的影响力和资源,获得国际会议的竞标信息,并向国际会议组织方传递城市的办会意愿,争取将会议引入城市中来。

  “经过十多年的发展,实施‘会议大使’计划已经成为上海争取更多国际会议落地的重要手段之一。”上海市旅游局国际旅游促进处副处长、上海旅游会展推广中心主任陈平对《瞭望东方周刊》说。

  如今,除了上海,全国还有多个城市有了自己的“会议大使”或“会议顾问”。可以说,他们成了国际会议与城市的“红娘”。


  一个不同的角色出现了

  “没想到在化学界这么重要的国际会议落地在海口了。”当2017年国际分析科学大会(ICAS)在海口举行时,海南大学化学院的一位学者还有些难以置信。

  ICAS在海口的落地,和“会议大使”的牵线密不可分。

  ICAS由国际纯粹与应用化学联合会发起,每五年举行一届。2017年,ICAS首度来到中国,这是国内第一次举办综合性、全学科、世界范围的分析化学盛会,也是海口在举办国际会议方面的第一场“胜仗”。

  这次大会的秘书长是清华大学教授林金明。2011年在日本参加过ICAS后,他与共同参会的中国科学院院士、分析化学家汪尔康决定,申请下一届ICAS的主办权。

  经过提出申请、国际顾问委员会投票等流程,中国化学会力压俄罗斯代表,拿下了2017年ICAS的主办权。

  林金明对媒体透露,这次大会本应在2016年召开,最初拟定的地点是在北京,办会时间调整到2017年,是为了与中国化学会第30届学术年会错开时间。

  虽然最初选择的办会地点是北京,但其间中国化学会收到了国际纯粹与应用化学联合会提出的一个要求——为参会的60位报告人支付机票费用。

  中国化学会面临资金困难时,一个不同的角色出现了。

  武少源,中国会议酒店联盟常务副会长、《中国会议统计分析报告》总编。他从1985年起开始从事国际会议组织工作,也为中国化学会做过相关服务。目前,武少源一共担任了14个省市的“会议大使”或“会议顾问”。

  2016年被海口聘请为“会议大使”的武少源,知道海口正在大力发展会展业,也渴望开拓国际会议市场。

  这一次,他向中国化学会建议:“可以考虑海口。”

  “‘会议大使’的职责,主要是为城市和国际会议组织方牵线搭桥,起到桥梁纽带的作用。”武少源对《瞭望东方周刊》说,经过沟通,海口方面表示,愿意全力支持,解决报告人的机票费用问题。

  在当地政府和海南师范大学等单位机构的全力支持下,会议的组织工作顺利展开。最终,大会的报名人数远超预估的800人,记者实际注册人数为1400人。

  武少源告诉本刊记者,“我们当时还担心海口能否承接规模这么大的国际会议,最后会议的效果证明,这种担心是多余的。”


  几十封邮件“助攻”

  越来越多的国际会议需通过专业申办的形式引进,申办往往周期长、投入大,需要完成大量专业性基础工作,包括会议线索搜索分析、标书制作及现场竞标阐述等。

  此外,获得政府与学会的支持、会议主题的设计、场馆选择、宣传与游说等,每一项工作都需要付出心力。

  2017年“国际关节镜-膝关节外科-骨科运动医学学会”(ISAKOS)双年会在上海举办之前,陈世益作为帮助上海引进这场会议的“会议大使”,就带领复旦大学运动医学中心的团队成员经历了长达一年的申办。

  作为运动医学专家,陈世益曾多年担任F1世界大奖赛首席医务官。2012年的伦敦奥运会上,他是中国代表团的医务官。他有连续10年举办上海国际骨科运动医学与关节镜高峰论坛的办会经验,与国际组织沟通的经验也非常丰富。

  ISAKOS十分重视当地政府与学会的态度。陈世益准备了时任上海市副市长的推荐信,以及上海市旅游局、上海市卫生局、中华医学会、国家体育总局等单位负责人的支持信,连同申办意向书一起,于2013年1月23日向ISAKOS递交了申请。

  有段时间,陈世益常常因为申办书的准备工作焦虑到失眠。根据ISAKOS的要求,申办方需要在2013年3月1日前提交所有申办资料。时间极为紧张的情况下,陈世益团队进行了20次讨论,材料六次大改。最终,申办书顺利提交。

  当时,一共有9个城市参与竞标。经过一轮淘汰后,上海与韩国釜山、澳大利亚墨尔本成为最后的竞争对手。

  在最后的关键阶段,陈世益发了几十封电子邮件,给ISAKOS战略委员会中的每位委员都写了真诚的信件,表达了上海希望获胜的十个理由。

  陈世益是ISAKOS战略委员会中的重要一员,大部分委员对他并不陌生。他的邮件,在最为关键的时刻,为上海获得举办权加了一把火。

  陈平认为,“申办国际会议有很多技巧。‘会议大使’的影响很特殊很重要,尤其是他在协会内的影响力,对于获得执委会的支持是非常重要的。”


  特殊的“营销策略”

  在中国大陆,第一个实施“会议大使”计划的城市是上海。此后,北京和杭州也是较早实施“会议大使”计划的城市。它们目前已经积累了很多成功经验,也被认为是运营“会议大使”计划比较专业的三个城市。

  “会议大使”计划的内容,既包括分析、研究、邀请相关专家,也包括为该专家在具体联系申办国际会议时提供各种帮助。

  2006年,上海市旅游局在借鉴国际成功经验的基础上,结合本土优势和上海特色,在国内首创“会议大使”这一会奖旅游发展促进制度。

  在遴选“会议大使”方面,上海每年会确定“会议大使”的开拓方向和重点领域,再与相关领域的管理部门和科研院所等单位合作,就“会议大使”的推介进行情况说明和沟通,由这些领域的负责人推荐人选。

  另外,上海也通过国际大会及会议协会(ICCA)等机构的信息数据库搜寻合适的人选。在初步确定候选人名单后,由市旅游局向其发出邀请。

  目前,上海“会议大使”已经涵盖来自医学、城市建筑、社会科学、信息、电子科技等20余个学术领域,以及酒店、旅游媒体、会展、商务旅行等行业的专业人士。

  近年来,通过“会议大使”及其同行们的努力,数百个国际性、专业性会议已在沪举办,如“2017国际关节镜-膝关节外科-骨科运动医学学会双年会”“2018年亚太克罗恩病和结肠炎组织年会”“上海之春国际儿科肾脏病论坛2018”“第六届全球云计算大会·中国站”“世界计量经济学会中国年会”等。

  陈平介绍,对于上海来说,举办国际会议是做强入境旅游的重要抓手。“展览会做的是现实交易,而会议谈的则是未来趋势,举办国际会议所带来的价值不仅是促进会奖旅游发展,它也会为城市未来的经济发展带来机遇。”

  城市想争取更多高质量的国际会议,仅有意愿是不够的。

  “全球有数量巨大的国际会议,也有差不多相同数量的国际协会,而这些国际协会又分散在全球数十个国家和地区当中,找到并说服它们到某个具体的城市举办会议,的确是一件复杂而困难的事情。”中国会议产业大会秘书长、《会议》杂志总编辑王青道撰文说。

  王青道认为,国际会议是一个特殊的“市场”,因而需要采用特殊的策略来“营销”,而“会议大使”计划,就是策略之一。

  “我们不强求‘会议大使’一定能带来会议,他们在适当的场合推介上海也很重要。”陈平说,上海不仅在乎来沪举办国际会议的数量,更加在乎“会议大使”在城市形象塑造上所发挥的作用。

瞭望东方周刊 总第 769 期
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